Dataskyddsbeskrivning
Marknadsförings- och kundkontaktregister
Personregister
Allmänt
Alla människor värdesätter sitt privatliv, även våra kunder och vår personal. Vår affärsverksamhet förutsätter emellertid att vi samlar in och behandlar personuppgifter. Personuppgifter är bland annat en persons namn, e-postadress och personbeteckning. Vi har förbundit oss att skydda våra kunders och vår personals privatliv och behandlar personuppgifter om dem enligt denna dataskyddsbeskrivning och tillämplig lagstiftning. Därför ber vid dig att noggrant sätta dig in i den här dataskyddsbeskrivningen.
Vi kan också uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när vår verksamhet utvecklas eller lagstiftningen ändras och därför ber vi dig återkomma till den här dataskyddsbeskrivningen då och då.
JNT kan också vara så kallat personuppgiftsbiträde för sina företags- och organisationskunder som är registeransvariga. När det gäller sådana här uppgifter är JNT:s företags- eller organisationskund registeransvarig och personuppgifterna behandlas enligt den kunds dataskyddsbeskrivning som är registeransvarig och enligt service- och dataskyddsavtalen mellan parterna. I fråga om sådan behandling av personuppgifter bör du således även sätta dig in i de dataskyddsbeskrivningar som JNT:s kunder har uppgjort.
Registeransvarig
Registeransvarig för behandlingen av personuppgifter som nämns i denna dataskyddsbeskrivning är Jakobstadsnejdens Telefon Ab (nedan även “JNT” eller “vi”):
Jakobstadsnejdens Telefon Ab (“JNT”)
FO-nummer: 0181640-7
Alholmsgatan 3
68600 Jakobstad
www.jnt.fi
E-post: jnt@jnt.fi
Tel: +358 6 786 8111
Person som ansvarar för dataskyddsärenden: Kenneth Nylund, Avdelningschef/Dataskyddsansvarig
För vilket syfte insamlas personuppgifter och på vilka grunder behandlas personuppgifter?
Vi samlar in, lagrar och behandlar personuppgifter om kunder och personal endast för på förhand fastställda syften. Vi försäkrar oss också om att vi alltid har minst en lagenlig behandlingsgrund. Huvudsakliga användningssätt och behandlingsgrunder är:
När vi erbjuder och levererar våra produkter och tjänster. Vi samlar in och behandlar personuppgifter för att fullgöra våra avtalsförpliktelser och leverera produkter och tjänster, för fakturering, indrivning och för att kontrollera reklamationer. I fråga om det här är vår lagenliga grund och vårt berättigade intresse för behandling av personuppgifter att förbereda och hålla avtal.
Marknadsföring och kundkommunikation. Vi utför direktmarknadsföring per e-post och post till nuvarande och potentiella kunder och därför behandlar vi personuppgifter även i marknadsförings- och kommunikationssyften. I fråga om det här är den lagenliga grunden för behandlingen av personuppgifter vårt berättigade intresse och delvis även samtycke (elektronisk direktmarknadsföring till potentiella konsumentkunder). Oavsett om marknadsföringen grundar sig på samtycke eller inte har personen när som helst rätt att förbjuda direktmarknadsföring.
Hantering av kundrespons och begäran om stöd. Under kundrelationen behandlar vi personuppgifter också för att sköta kundrespons och begäran om stöd. I fråga om det här är vår lagenliga grund för behandlandet av personuppgifter att hålla avtal samt vårt berättigade intresse.
Utveckla vår affärsverksamhet. Vi kan även behandla personuppgifter för att utveckla vår affärsverksamhet så att den motsvarar branschen. I fråga om det är vårt berättigade intresse lagenlig grund för att behandla personuppgifter.
Fullgöra rättsliga plikter. Vi kan behandla personuppgifter också för att fullgöra våra rättsliga plikter (bl.a. bokföring, anställningsförhållanden).
Personaladministration. Vi samlar in och behandlar personuppgifter om personal och arbetssökande huvudsakligen för personaladministrativa syften såsom att fullgöra förpliktelser som följer av arbetsavtal, rättigheter och skyldigheter vid löneutbetalning och anställningsförhållande samt för att fullgöra lagstadgade förpliktelser i samband med anställningsförhållande. I fråga om det är den lagstadgade grunden för att behandla personuppgifter att hålla avtal samt att fullgöra lagstadgade förpliktelser i samband med anställningsförhållande. Med stöd av samtycke får och behandlar vi även personuppgifter om arbetstagare och arbetssökande som erhållits av andra än personen själv.
Vilka personuppgifter samlar JNT in? Från vilka källor fås uppgifterna?
Vi samlar in och behandlar huvudsakligen endast personuppgifter om kunder, potentiella kunder och personalen.
Kunder och potentiella kunder
Vi samlar in personuppgifter om kunder och potentiella kunder huvudsakligen direkt av kunden och ibland också av företag som säljer eller hyr register med kontaktuppgifter för marknadsföringssyften (t.ex. Posti). Under kundrelationen uppstår och samlas in också information om inköps- och beställningshistoria. Vi kan också kontrollera nya kunders kreditupplysningar om vi säljer produkter eller tjänster som vi fakturerar.
Typiskt kan vi få följande uppgifter direkt av kunden:
- personens namn
- adress
- telefonnummer
- e-postadress
- beställnings- och inköpshistoria
- samtycken till/förbud mot marknadsföring
Motsvarande uppgifter kan vi få också av tjänsteproducenter som säljer eller hyr ut register med kontaktuppgifter för marknadsföringssyften. En persons kreditupplysningar får vi av Suomen Asiakastieto Oy.
Personal och arbetssökande
Om personalen får vi personuppgifter huvudsakligen direkt av personen eller med hens samtycke även från andra källor. Vi kan också behandla uppgifter om personalen som på annat sätt uppstår under anställningsförhållandet. Arbetssökandes personuppgifter får vi direkt av personen eller med hens samtycke även från andra källor som Linkedlin eller tidigare kolleger eller chefer.
Vi samlar in och behandlar huvudsakligen följande uppgifter om personalen:
- namn
- personbeteckning
- uppgifter som behövs för att betala lön och för förskottsinnehållning
- kontaktuppgifter
- uppgifter om hälsa (som gäller arbetsgivarens lagstadgade förpliktelser)
- uppgifter om medlemskap i fackförening (för att innehålla medlemsavgift från lön.
Arbetssökande
Vi samlar och behandlar huvudsakligen följande uppgifter om arbetssökande:
- namn
- kontaktuppgifter
- utbildning, erfarenhet, arbetshistoria
- ansökan och meritförteckning
- resultat av lämplighetstester (med samtycke)
- referenser och uppgifter från offentliga källor (med samtycke)
Vem behandlar uppgifter vid JNT? Vem lämnar ut uppgifter till andra?
Vi behandlar personuppgifterna som konfidentiella uppgifter. Personuppgifterna behandlas huvudsakligen av vårt företags personal när de utför sina arbetsuppgifter. Ju känsligare personuppgifter det handlar om desto mer begränsat är antalet personer som behandlar dem (t.ex. personaladministrativa ärenden).
Vi kan också lägga ut en del av behandlingen av personuppgifter på entreprenad till underleverantörer. Vi använder underleverantörer i synnerhet vid informationssystemleveranser, i ekonomiförvaltningen, vid anskaffande av nya kunder, rekrytering och e-postmarknadsföring. När vi använder sådana här underleverantörer ser vi genom avtal till att personuppgifternas konfidentialitet bevaras och uppgifterna behandlas även på annat sätt lagenligt och endast för oss.
I andra fall kan vi utlämna uppgifter också om domstol, lag eller behörig myndighet förutsätter det. Vi kan också utlämna dina uppgifter om vi skulle vara part i en affär som omfattar köp eller överlåtelse av ett företag eller en affärsverksamhet.
Utlämnas personuppgifter utanför EU?
Huvudsakligen lämnar vi inte ut dina personuppgifter utanför EU. Eftersom uppgifterna lagras och behandlas främst i elektronisk form kan någon tjänsteleverantör finnas i länder utanför EU. I sådana fall försäkrar vi oss om att informationsöverföringen sker genom att följa tillräckliga skyddsåtgärder som förutsätts i lagen. Primära alternativ är (1) överföring till ett land med tillräcklig datasekretess som godkänts av EU-kommissionen, (2) överföring av uppgifter till ett EU-US Privacy Shield -certifierat företag, eller (3) att använda EU:s standardklausuler.
Hur länge lagras personuppgifter?
Vi lagrar inte dina personuppgifter längre än det är nödvändigt med tanke på deras syfte eller avtal eller lag förutsätter. Tiden som personuppgifterna lagras kan ändå variera efter syfte och situation. Personuppgifterna kan också strykas i en sådan situation när personen tar tillbaka sitt samtycke eller begär att hens uppgifter stryks (och vi inte har någon annan lagenlig behandlingsgrund), avtalsförhållandet upphör eller när uppgiften inte är aktuell eller den är felaktig. Vid behov kan vi också uppdatera uppgifterna.
Hur sköts personuppgifternas dataskydd?
Personuppgifterna lagras huvudsakligen i elektronisk form och uppgifterna är skyddade enligt branschens allmänna standarder. Åtkomsten till personuppgifterna har begränsats med nyttjanderätt. Vi behandlar uppgifterna konfidentiellt och utlämnar dem inte generellt eller säljer eller hyr ut uppgifter för marknadsföringssyften. Våra lokaler är också väl skyddade och låsta.
Krav på att ge personuppgifter och konsekvenser av att inte göra det?
Att ge och behandla personuppgifter är obligatoriskt huvudsakligen endast till den delen att vi kan försäkra oss om att personer som ingår avtal har befogenhet och lämplighet att göra det och att vi annars också kan försäkra oss om att rättigheter i enlighet med avtalsförpliktelser och avtal uppfylls. I anställningsförhållanden behöver vi också personuppgifter till den delen att vi kan uppfylla våra förpliktelser i arbetsavtalen och lagen. I fråga om potentiella kunder är det till stor del frivilligt att uppge sina personuppgifter. Också för arbetssökande är det frivilligt att ge personuppgifter, men att låta bli kan påverka valet av arbetstagare.
Används kakor på webbsidorna och vad är de?
Vi använder kakor på våra webbsidor för att vi ska kunna erbjuda besökare på webbplatsen bästa möjliga användarupplevelse. Kakor är korta textfiler som nätservern sparar på användarens huvudenhet. Kakorna ger oss information om hur användare använder våra webbsidor. Vi kan utnyttja kakor för att utveckla våra tjänster och webbsidor, analysera hur webbsidan används samt för att rikta och optimera marknadsföringen. Personen som använder webbsidan kan ge sitt samtycke eller förbjuda användandet av kakor i webbläsarens inställningar. De flesta webbläsare tillåter kakor automatiskt. Observera att vår webbplats kan ha begränsad funktion om du förhindrar användandet av kakor.
Vilka rättigheter och möjligheter att påverka har du?
Ta tillbaka samtycke
Om vi behandlar dina uppgifter med ditt samtycke, kan du när som helst ta tillbaka ditt samtycke genom att meddela oss till exempel via e-post till adressen kundtjanst@jnt.fi.
Tillgång till uppgifter
Du har rätt att få bekräftelse av oss om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig samt att få veta vilka uppgifter om dig vi behandlar. Dessutom har du rätt att få kompletterande information om grunderna till att dina personuppgifter behandlas.
Rätt att få fel korrigerade
Du har rätt att be oss korrigera felaktiga, gamla eller på annat sätt bristfälliga personuppgifter om dig.
Rätt att förbjuda direktmarknadsföring
Du kan förbjuda oss att använda dina personuppgifter för direktmarknadsföringssyften genom att sända e-post till adressen kundtjanst@jnt.fi.
Rätt att motsätta sig behandling
Om vi behandlar dina personuppgifter utgående från det allmänna bästa eller vårt berättigade intresse, har du rätt att motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter till den del som det inte finns en sådan orsak till behandlandet som skulle frånta dig din rättighet eller behandlingen inte är nödvändig för att sköta rättslig yrkan. Observera att i en sådan här situation kan vi antagligen inte längre betjäna dig.
Rätt att begränsa behandling
I vissa situationer har du rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
Rätt att få uppgifter översända
Om vi har behandlat dina uppgifter utgående från ditt samtycke eller för att uppfylla avtal har du rätt att få uppgifterna som du sänt oss elektroniskt i allmänt använd form av oss så att uppgifterna kan översändas till en annan tjänsteproducent.
Hur kan en persons rättigheter förverkligas?
Du kan förverkliga dina ovan beskrivna rättheter genom att kontakta oss till exempel genom att skicka e-post till adressen kundtjanst@jnt.fi eller skriftligen till nedanstående adress till vårt företag eller genom att besöka vårt kontor personligen. Vi ber dig samtidigt visa bevis på din identitet såsom en egenhändigt undertecknad begäran om granskning eller en kopia av identitetsbevis (kom emellertid ihåg att dölja personbeteckningen och sådana uppgifter som vi inte behöver för att kontrollera din identitet).
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter inte följer lagen kan du anföra besvär till behörig tillsynsmyndighet (dataombudsmannen).
Kan den här dataskyssbeskrivningen uppdateras?
Vi kan uppdatera den här dataskyddsbeskrivningen om vår verksamhet eller våra principer för dataskydd ändras. Uppdateringar kan bli aktuella också ifall lagstiftningen förändras. Ändringarna träder i kraft när vi har publicerat en uppdaterad dataskyddsbeskrivning. Därför ber vi dig regelbundet kontrollera innehållet i den här dataskyddsbeskrivningen.
Vem kan jag kontakta i dataskyddsärenden?
Kontaktuppgifter:
Jakobstadsnejdens Telefon Ab (“JNT”)
FO-nummer: 0181640-7
Alholmsgatan 3
68600 Jakobstad
www.jnt.fi
E-post: jnt@jnt.fi
Tel.: +358 6 786 8111
Person som ansvarar för dataskyddsärenden: Kenneth Nylund, avdelningschef/dataskyddsansvarig. Närmare kontaktuppgifter www.jnt.fi.
