Tietosuojalauseke

Tietosuojalauseke

julkaistu 24-05-2018

Pietarsaaren Seudun Puhelin Oy - JNT

Tietosuojalauseke

Markkinointi- ja asiakaskontaktirekisteri
Henkilöstörekisteri

 

Yleistä

Jokainen ihminen arvostaa yksityisyyttään, myös meidän asiakkaamme ja henkilöstömme. Liiketoimintamme harjoittaminen kuitenkin edellyttää henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietoa on muun muassa henkilön nimi, sähköpostiosoite ja henkilötunnus. Olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme ja henkilöstömme yksityisyyttä ja käsittelemme heitä koskevia henkilötietoja tämän tietosuojalausekkeen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Siksi pyydämme sinua tutustumaan huolellisesti tähän tietosuojalausekkeeseen.

Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojalausekkeeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua palaamaan tähän tietosuojalausekkeeseen aika ajoin.

JNT saattaa myös toimia rekisterinpitäjinä toimiville yritys- ja organisaatioasiakkailleen niin sanottuna henkilötietojen käsittelijänä. Tällaisten tietojen osalta rekisterinpitäjä on JNT:n yritys- tai organisaatioasiakas ja henkilötietojen käsittely tapahtuu rekisterinpitäjänä toimivan asiakkaan tietosuojaselosteen ja osapuolten välisen palvelu- ja tietosuojasopimuksen mukaisesti. Niinpä tällaisen henkilötietojen käsittelyn osalta sinun on hyvä tutustua myös JNT:n asiakkaiden tietosuojaselosteisiin.

 

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Pietarsaaren Seudun Puhelin Oy (jäljempänä myös “JNT” tai “me”):

 

Pietarsaaren Seudun Puhelin Oy (“JNT”)

Y-tunnus: 0181640-7

Alholminkatu 3

68600 Pietarsaari

www.jnt.fi

Sposti: jnt@jnt.fi

Puh: +358 6 786 8111

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: Kenneth Nylund, Osastopäällikkö/Tietosuojavastaava. Tarkemmat yhteystiedot www.jnt.fi.

 

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja millä perustein tietoja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen ja toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, laskutukseen, perintään ja reklamaatioiden hallintaan liittyen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Toteutamme mm. suoramarkkinointia sähköpostitse ja postitse nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille, joten henkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme ja osin myös suostumus (sähköinen suoramarkkinointi potentiaalisille kuluttaja-asiakkaille). Riippumatta siitä perustuuko markkinointi suostumukseen vai ei, henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi. 

Asiakaspalautteen ja tukipyyntöjen hallinta. Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja myös asiakaspalautteiden ja tukipyyntöjen hoitamiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja oikeutettu etumme.

Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja toimialamme mukaisen liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, työsuhteet).

Henkilöstöhallinto. Henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työntekijöihin ja työnhakijoihin liittyviä muilta kuin henkilöltä itseltään saatuja henkilötietoja.

 

Mitä henkilötietoja JNT kerää? Mistä lähteistä tiedot saadaan?

Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin ja henkilöstöön liittyviä henkilötietoja.

 

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

Keräämme asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin liittyviä henkilötietoja lähinnä asiakkaalta itseltään ja toisinaan myös yrityksiltä, jotka myyvät tai vuokraavat yhteystieto rekistereitä markkinointitarkoituksiin (esim. Posti). Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös osto- ja tilaushistoriaa koskevaa tietoa. Saatamme myös tarkistaa uusien asiakkaiden luottotiedot, mikäli myymme tuotteita tai palveluita laskulla.

Tyypillisesti saatamme saada suoraan asiakkaalta seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi
  • henkilötunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tilaus- ja ostohistoria
  • markkinoinnin suostumukset / kiellot

Vastaavanlaisia tietoja voimme saada myös palveluntarjoajilta, jotka myyvät tai vuokraavat yhteystietorekistereitä markkinointitarkoituksiin. Henkilön luottotiedot saamme Suomen Asiakastieto Oy:ltä.

 

Henkilöstö ja työnhakijat

Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksellaan myös muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja saamme henkilöltä itseltään tai hänen suostumuksella muilta tai muista lähteistä, kuten LinkedInistä tai entisiltä kollegoilta tai esimiehiltä.

Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • palkanmaksuun ja verotuksen pidättämiseen tarvittavat tiedot
  • yhteystiedot
  • terveystiedot (lakisääteisiin työnantajan velvoitteisiin liittyen)
  • ay-jäsenyystiedot (jäsenmaksujen palkasta pidättämistä varten)

 

Työnhakijat

Keräämme ja käsittelemme työnhakijoihin liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:

  • nimi
  • yhteystiedot
  • koulutus, kokemus, työhistoria
  • hakemus ja ansioluettelo
  • soveltuvuustestitulokset (suostumuksella)
  • referenssit ja tiedot julkisissa lähteissä (suostumuksella)

 

Kuka käsittelee JNT:n tietoja? Luovutetaanko tietoja muille?

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina tietoina. Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työtehtäviään suorittaessaan. Mitä arkaluontoisemmasta henkilötiedosta on kyse, sitä rajatumpi joukko ihmisiä käsittelee niitä (esim. henkilöstöhallintoasiat). 

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä alihankkijoille. Käytämme alihankkijoita erityisesti tietojärjestelmätoimituksissa, taloushallinnossa, uusasiakashankinnassa, rekrytoinnissa ja sähköpostimarkkinoinnissa. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös tuomioistuimen, lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

 

Luovutetaanko henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja noudattaen. Ensisijaisina vaihtoehtoina tulee kyseeseen (1) siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, (2) tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen, taikka (3) EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

 

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja.

 

Miten henkilötietojen tietoturvasta huolehditaan?

Henkilötietoja säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

 

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista vain siltä osin, että pystymme varmistamaan että sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja voimme muutenkin varmistaa sopimusvelvoitteiden ja sopimuksista johtuvien oikeuksien täyttymisen. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme. Potentiaalisten asiakkaiden osalta henkilötietojen antaminen on pitkälti vapaaehtoista. Myös työnhakijoiden osalta henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta tietojen antamatta jättäminen saattaa vaikuttaa työnhakijan valintaan.

 

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

 

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@jnt.fi.

 

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

 

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

 

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@jnt.fi.

 

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

 

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

 

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

 

Miten henkilön oikeudet on toteutettavissa?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu@jnt.fi tai kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen tai käymällä henkilökohtaisesti toimipisteessämme. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön taikka kopion henkilötodistuksesta (muista kuitenkin peittää sellaiset tiedot, joita emme tarvitse henkilöllisyytesi varmistamiseen).

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

 

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

 

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Yhteystiedot:

Pietarsaaren Seudun Puhelin Oy (“JNT”)

Y-tunnus: 0181640-7

Alholminkatu 3

68600 Pietarsaari

www.jnt.fi

Sposti: jnt@jnt.fi

Puh: +358 6 786 8111

 

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö: Kenneth Nylund, osastopäällikkö/tietosuojavastaava. Tarkemmat yhteystiedot www.jnt.fi